¿Que es?
Cuando se capturan imágenes digitales de documentos en papel, el proceso se llama digitalización de documentos. Las imágenes de los archivos físicos se transforman a un formato digital utilizando un software, o reconocimiento óptico de caracteres; luego se escanean estas imágenes de documentos y se convierten en documentos de texto. Esta conversión inteligente permite buscar documentos con palabras clave relevantes, agruparlas por categorías y muchas más funciones.
De este modo los requisitos de este procedimiento son:
- Calidad de digitalización superior (ya que debe ser fiel copia del documento físico).
- Seguridad del proceso que no permita la manipulación de la imagen.
- Inclusión de la firma digital y la estampa de tiempo.
La Digitalización Certificada bajo la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, da plena validez jurídica y valor probatorio a largo plazo a los documentos digitales, conservando su autenticidad y valor como copia fiel del original.
La NOM-151 indica que una vez hecho el proceso de certificación se puede proceder a la destrucción de los documentos en soporte físico, generando ahorro en costos, tiempo y espacio de almacenamiento.
Funciones
Una de las funciones que ofrece la digitalización certificada es que se encarga de escanear y traspasar a programas no tangibles cualquier documento que posee la empresa. En resumen, es una fiel copia del archivo físico, y permite validar la firma en formato digital.
Por otra parte, la digitalización certificada también le permitirá a la empresa realizar cualquier procedimiento jurídico en las entidades gubernamentales, porque aunque no se encuentre en formato físico, poseen la firma que avala la autenticidad del documento. Al mismo tiempo, permitirá que el proceso sea más rápido y sencillo tanto para la compañía como para la institución estatal.
