Una factura electrónica o factura digital, es un documento el cual describe el costo de los servicios y desglosar los impuestos correspondientes a pagar. También conocida como la versión digital de las facturas tradicionales en soporte papel . Las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.
Para que la factura electrónica tenga validez legal, se debe de utilizar la firma electrónica, que permite eliminar la factura en papel.
Los beneficios mas destacados que ofrece una factura son los siguientes:
- Mejorar servicio al cliente:
- Tramite de facturas directamente en el sistema y desde la comodidad de sus casas u oficinas.
- Mejorar la imagen ante los clientes:
- El ir creciendo junto con la tecnología nos ayuda a tener una imagen de crecimiento ante los clientes que se le brinda el servicio.
- Optimizar proceso de facturación:
- Generación rápida de la factura.
- Ahorro en gastos de papelería, almacenaje y en envíos. Ya que el comprobante se entrega al cliente en un archivo digital.
Existen 2 formatos de Factura Electrónica:
- La Factura Electrónica con formato estructurado que facilita su tratamiento automatizado.
- La Factura Electrónica con formato no estructurado como facturas en papel escaneadas.
La facturas con un formato estructurado garantiza que la factura puede ser emitida y recibida a su vez por los sistemas informáticos de facturación del receptor y asi puede ser automatizada por los sistemas de contabilidad y de pago de éste. El el formato mas utilizado es el XML.
Requerimientos de una factura:
- Clave del RFC de quien los expida.
- Régimen Fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR.
- Domicilio del local o establecimiento en el que se expidan las Facturas Electrónicas.
- Número de folio.
- Valor unitario consignado en número
- Forma de pago: una sola exhibición o en parcialidades.
- Sello digital del contribuyente que lo expide
- Lugar y fecha de expedición
- Importe total en número o en letra
- Clave del RFC de la persona a favor de quien se expida
- Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen
- Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados, desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos.
- Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica de fondos, cheque nominativos o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o monedero electrónico que autorice el Servicio de Administración Tributaria).
- Número y fecha del documento aduanero,tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.
En el sitio edifac.com, podrá verificar temas relacionados a la facturación electrónica.